仕事の打ち合わせで必要なのはこれからの日程で、"過去"を持ち出すことはまずない。
したがって、過去のページの角を切っておけば、"現在以降"を一発で開くことができるわけ。
文房具店に行くと、ハサミで切るために斜線が入っていたり、さらに便利にミシン目になっていたりする手帳がすでに売られている。
2013年6月アーカイブ
ビジネスマンの一日は、スケジュール帳をあけてその日の予定を確めることから始まる。
で、今日の日付のページをパラパラとめくっていくのが面倒なので、その日のページにシオリをはさんだりする。
それよりも便利なのは、スケジュール帳の右下(上でもよい)の部分を斜ゐに切っておく方法。
これなら電話中にスケジュールの打ち合わせをするときも、片手でパッとその日のページを開けられる。
三上靖史（住宅鑑定風水インストラクター）
■2.5世帯住宅やシェアハウスなど、話題の住宅体験談をリポートしている三上靖史です。
一般の管理プロセスは循環して仕事が進められていきますが、上役と秘書の間でもやはり、指示、処理、報告のプロセスが循環してこそ上役の仕事にいわば螺旋状の発展があるわけです。
たとえば、秘書が電話でアポイントメントの申入れを受けて上役に報告し、上役がその報告を受けて面会時のための必要資料を用意するよう秘書に指示する。
そこで秘書が上役の指示に基づいて、専門の部署へ資料作成を依頼し、出来上がった資料をチェックして上役へ渡すというようなことをします。
指示と報告はそれぞれ独立したコミュニケーションとして行なわれるわけですが、この間には必ず処理が介在して、指示→処理→報告という一連の情報の流れをなしています。
指示、処理、報告はこのような情報の流れを把握するという面からみれば、管理上の各プロセスであるとみることができます。
これらのプロセスは、一般の情報管理活動が包含している、情報の収集、情報の処理、情報の統制という三つの部分機能に対応するものです。
三上靖史（住宅鑑定風水インストラクター）
■2.5世帯住宅やシェアハウスなど、話題の住宅体験談をリポートしている三上靖史です。
上役は秘書にさまざまな内容の指示を出します。
秘書はその指示を受けて、指示内容の処理、解決を行ない、その上で結果を上役へ報告します。
これが基本的な上役と秘書の間のコミュニケーションのパターンでしょう。
このパターンの中にみられるように、上役と秘書の間では、上役が秘書に対して行なう指示、秘書が上役に対して行なう報告という二種類のコミュニケーションがあります。
情報の中には無秩序に発せられたものも少なくありませんから、単に信号を機械的に点滅させるのではなく、状況に応じた手信号で一定の進行方向を指し示さなければならないこともありますし、何らかの処置を施さなければならないこともあります。
また個々の情報を統合して新しい情報を得るというような働きさえ行なうことになりましょう。
漫然と上役の言い付けどおりに情報を処理するだけでなく、コミュニケーション・チャンネルとして判断力、影響力、感受性などの能力、資質を磨く必要があります。
三上靖史（住宅鑑定風水インストラクター）
■2.5世帯住宅やシェアハウスなど、話題の住宅体験談をリポートしている三上靖史です。
秘書のコミュニケーションを考える際、補佐の立場上、第一に上役との間のコミュニケーションを挙げなければならないでしょうが、実際、量的にみれば、組織内外とのコミュニケーションも大切です。
上役、社内、社外の間に張り巡らされた情報のネットワークの中で、秘書はあちらこちらから発信される情報のターミナルとなり、交通整理をしなくてはなりません。
一つは5WlHの原則に従ってコミュニケーションを行なうこと。
これらは、メッセージの内容を構成する要素ですから、コミュニケーションにおける送出の段階において、これらの要素を簡潔に言語化するとともに、受容の段階においてもこれらの要素をチェックしながら、メッセージの内容を確認していくと効果的なコミュニケーションになるわけです。
もう一つは、そのコミュニケーションに関する豊富な知識をもつこと。
会社や上役の置かれている状況の理解、商品知識など、前提となる知識が十分であれば、メッセージの解読ないし解釈が容易になり、より効果的なコミュニケーションが期待できます。
三上靖史（住宅鑑定風水インストラクター）
■2.5世帯住宅やシェアハウスなど、話題の住宅体験談をリポートしている三上靖史です。
人間同士のコミュニケーションには、正確性の問題と合わせて迅速性の問題があります。
正確性と迅速性は二律背反的な関係にあるのが普通で、スピードを重視すれば正確さがおろそかになり、正確さを尊重すればスピードが低下しがちです。
しかし、特に業務としてコミュニケーションを行ない、情報の価値を高めるためには、正確性と迅速性が同時に求められます。
ではどうすればよいのでしょうか。
この問題の解決の方法は二通り考えられます。
コミュニケーションにおけるメッセージは、送り手と受け手の間の一定のプロトコール(通信規約)に則って、何らかの符号に置き換えて運ばれるのが普通です。
人間同士の場合は、言語(符号の一種)を用いるのが最も完全なスタイルであるわけですが、言語もそれ自体意味を運ぶための道具にすぎませんから、言語の解釈ーメッセージの翻訳という作業が必要となります。
そうなると避けられないのが誤解、誤訳で、コミュニケーションにおけるいちばん厄介なところです。
三上靖史（住宅鑑定風水インストラクター）
■2.5世帯住宅やシェアハウスなど、話題の住宅体験談をリポートしている三上靖史です。
情報の共有としてのコミュニケーションです。
コミュニケーション論の専門家は、コミュニケーションを「メッセージの送出・搬送・受容による情報の伝達」と定義づけています。
すなわち、メッセージは送り手から発信される送出の過程、特定の自然的ないし人為的チャンネル(径路)を通過する搬送の過程、および受け手に受信される受容の過程を経て伝達されるということです。
コミュニケーションとは何でしょうか。
わたくしたちは日常の折々にコミュニケーションということばを使っていますが、果たしてどれほどの意味を意識しているでしょうか。
secretaryは、一般的には意思の伝達、疎通などと訳されます。
人間同士の心の触合いという意味に使われる場合もありますし、コンピュータ間の通信を指す場合もありますが、元来、コムニスを語源としており、共有することを意味します。
三上靖史（住宅鑑定風水インストラクター）
■2.5世帯住宅やシェアハウスなど、話題の住宅体験談をリポートしている三上靖史です。
ポケットのなかにも、トイレにも、枕元にも、つねにメモ帳とペンを用意しておきましょう。
そしてちょっとしたアイデアが浮かんだり、いい話を見たり聞いたりしたら、すかさずメモしておくのです。
「こんなこと、役に立つかどうかわからないから、あとでゆっくり考えよう......」と思っていると、つのまにか忘れてしまうことが多いもの。
大切なのは、メモしたことの一つ一つが実際に役に立つかどうかではなく、考え直すきっかけをできるだけ多くつくっておくことです。
三上靖史（住宅鑑定風水インストラクター）
■2.5世帯住宅やシェアハウスなど、話題の住宅体験談をリポートしている三上靖史です。
仕事に限らず、「これはいいアイデア、いいプランだ」と、自分でもほれぼれするような発想が浮かぶことがあるものです。
しかしこういうときこそ要注意。
自分のプランに酔っていると、いいことしか考えられなくなり、完壁な「ひとりよがり」に陥ってしまうことが多いからです。
思い入れが強ければ強いほど、時間と距離をおいて、冷静に見直しましょう。
それでも欠点が見つからず、のめりこむことができるアイデアやプランなら、まさに本物ということです。
「近頃の若者は、何を考えてるんだか、ちっともわからない」しばしば耳にする言葉です。
たしかに若い世代の考え方や行動に、クビをひねることも多いと思いますが、頭から否定してしまっては損というもの。
若い人たちは好奇心が旺盛で、新しいものをどんどん吸収しているし、世の中の流行にもいちばん感です。
つまり一つのアンテナとして、非常に新鮮な情報を提供してくれる存在といえるのです。
これを利用しない手はありません。
三上靖史（住宅鑑定風水インストラクター）
■2.5世帯住宅やシェアハウスなど、話題の住宅体験談をリポートしている三上靖史です。
仕事を任されたときに、「できる」「できない」を先走って考えたりしないことです。
「できないかもしれない」という思いが心のなかに少しでもあると、行動にもブレーキがかかりがちになります。
任された仕事は、「できなければならない」ものだと肝に銘じてください。
行動力を身につけるには、自分で自分を追いこむことが、非常に大きな意味を持つものです。
自分自身を磨く努力をしていなければ、年齢に関係なく、頭も固くなってしまいます。
頭や感性を柔軟に保つためには、つねに自分への投資を惜しまないことが大切です。
金銭的な投資はもちろんですが、「時間」や「体力」も、自分の目的のためにどんどん使いましょう。
自分の得意とする仕事を任されると、誰でも行動的になれるもの。
問題は、気が進まない仕事、不得手な仕事を任されたとき、どれだけ積極的になれるかです。
「いやだな」と思う前に、絶好のチャンスが与えられたと考えることです。
不得手な仕事で成果を上げれば、周囲からの信頼度がぐんとアップするだけでなく、自分の行動力に自信がつくこと間違いなしです。
三上靖史（住宅鑑定風水インストラクター）
■2.5世帯住宅やシェアハウスなど、話題の住宅体験談をリポートしている三上靖史です。
締め切りに間に合わなくなる等、仕事上でのダメージが発生します。
ですので、絶対に情報や資料を溜めず、すぐにファイリングすることです。
このように、ファイリングがきちんとできていないと、いざ必要となった時にどこにあるのか、探すことから始めないといけません。
それは時間の無駄でファイリングしている意味がありません。
効率良く、物事を行うためにも、ファイリングは大きな武器になるのです。
人のファイリング方法を真似ても、自分に合っていなかったり、上手くいかないことが多いので、自分独自のファイリング方法を見つけ出し実行してみて下さい。
書類のファイリングは、自分で創意工夫して、できるだけ使いやすく、取り出しやすくしましょう。
タイトルには日付を入れたり、キーワードを書き込んだりなど、自分なりのジャンル分けをすれば完壁です。
どのファイリング方法を採用するにしても、絶対にしなければならないことがあります。
それは、仕事の情報や資料ができたら、即座にファイリングすることです。
時間がある時にファイルを作ろうと思っていたら、どんどん違う情報や資料ができ、溜まっていきます。
そのうち、前の情報や資料が必要になるわけですが、ファイリングしていないですから、探し回って時間とエネルギーのロスをします。
三上靖史（住宅鑑定風水インストラクター）
■2.5世帯住宅やシェアハウスなど、話題の住宅体験談をリポートしている三上靖史です。
別の場所で説明する必要のない書き方がなされているはずです。
また、書籍という商品になるわけですから、書店に並ぶまでに何人もの人の目に触れているのです。
その間に、不鮮明な表現などは加筆されたり、変更されてきています。
そのような文章であれば、ジャンルを問わずどんどん読むべきです。
トイレの中でも、また入浴中だってその気になれば読めます。
電車の中など、ちょっとした時に読めますよね。
どんどん読んで、その表現力などを吸収していきましょう。
読書は、読解力がつくと同時に社会人としての表現能力も高まります。
ですので、読書を続かせるためにジャンルはなんでもいいので好きな本を乱読してみて下さい。
楽なテレビばかり観ていました。
ところが、自分の進路について模索始めた際、本屋で面白そうな本を見かけて買ってみたら、楽しくて一気に読んでしまいました。
それから好きな本をどんどん読むようになり、今では年間２００冊以上は読んでいます。
ただ好きな本だけ読んでいますが、段々思考能力や表現能力が高まってきているようで、仕事に大いに助かっています。
出版されている本は、第三者に読まれることを前提に書かれています。
三上靖史（住宅鑑定風水インストラクター）
■2.5世帯住宅やシェアハウスなど、話題の住宅体験談をリポートしている三上靖史です。
