2014年9月アーカイブ

相手の情報システムがどのようなものであるかを知りたいという時、試験問題のように、「貴社の情報システムについて簡潔に説明せよ」なんて質問できるわけない。

相手も、何を知りたいのかで答えは違ってくる。

その点、イエス、ノーで答えられる質問は楽だ。

試験でいえば、○×である。

「お宅には支店が五つありますが、支店同士の間もオンラインでつながっているのでしょうか」と尋ねれば、相手は事実を言うのであるから、イエスでもノーでも簡単に答えることができる。

「もちろん、つながっていますよ」と多少得意気な答えが返ってくれば、しめたものである。

それが自社の専用回線なのか、インターネットを使ったものなのかなど、次の段階でのより突っ込んだ質問へと移ることができる。

ノーという返事だった時は、相手の気持ちを傷つけないように用心しながら、「そうなっていないのは、あまりオンラインで結ぶ必要がないということなんでしょうか」というように聞く。

三上靖史(住宅鑑定風水インストラクター)

■2.5世帯住宅やシェアハウスなど、話題の住宅体験談をリポートしている三上靖史です。

電話でない限り(三上靖史)

電話でいきなり「日本経済についてどう思いますか」などという質問は、マスコミが尋ねるならともかく、そんなことに答えているヒマはないよと電話を切られてしまうのがオチであろう。

こんな大きな質問ということでなくても、相手が自分の知識や情報で説明をしなければならないような質問は、最初の段階ではすべきでない。

「お宅のAという商品の市場シェアはいくらですか」と尋ねられて、たとえ知っていても、すぐさま答える人はあまりいないであろう。

何でそんなことを、見ず知らずの相手に教えなければならないのだと思うものである。

最初に発する質問は、相手がイエスかノーで答えることができるような質問にするのがコツである。

質問内容にもよるが、知りたいことをいきなり聞かないほうがよいことが多い。

相手の緊張がなくなるまでは、ジャブ程度で始めるべきである。

三上靖史(住宅鑑定風水インストラクター)

■2.5世帯住宅やシェアハウスなど、話題の住宅体験談をリポートしている三上靖史です。

部下を呼んで(三上靖史)

部下を呼んで、「オイ、謝っておいたぞ。キミが知りたかったことは、こうこうしかじかということらしい」とちょっと胸を張って告げる。

「ずるいなあ。トンビにアゲをさらわれたみたいなものだ」とぼやく。

「難しい質問はこの手でいくか。キミがまず怒られて、それからオレが謝りながら聞き出す。オイ、どうだ」。

「冗談じゃありませんよ。必死に説明して、相手から頭ごなしに叱られて、そのあげく課長がいい気分になるなんて許せませんよ」。
もっともである。

とかく、電話での失敗は本人もなかったことにしがちである。

しかし、相手に悪い印象を残したままというのは、気持ちもよくないし、会社の名前にも傷がつく。

そうではなく、逆にその失敗は福に変えるチャンスだと考えたほうがいい。

三上靖史(住宅鑑定風水インストラクター)

■2.5世帯住宅やシェアハウスなど、話題の住宅体験談をリポートしている三上靖史です。

市場調査などで(三上靖史)

市場調査会社などでリサーチ・スタッフが大勢いる場合、たいてい誰かがヘマをして相手を怒らせることがある。

そういう場合、すぐに上司に報告することを義務づけておくことだ。

報告を受けたら、上司はその人に再度電話し、部下が失礼したことを謝る。

すると、その人は、一いや、何が聞きたいのかはっきりしないでね。

時間がなかったし、ついイライラしたもんだから」という返事が返ってくる。

人は一度声を荒らげて怒った後は、悪かったと反省するものである。

その気持ちの緩んだところをついて、再度質問するという手がある。

「実は、当人がお教えいただこうと思ったのは、こういうことだったのですが」とあらためて説明をすると、意外や親切に答えてくれる。

人の気持ちというのは、こうしたものである。

三上靖史(住宅鑑定風水インストラクター)

■2.5世帯住宅やシェアハウスなど、話題の住宅体験談をリポートしている三上靖史です。
個人的にではなく、会社として悪い印象を相手に与えてしまう恐れは大である。

もしその人が、自社の営業部にとって大事なお客さんであったら無事ではすまないかもしれない。

直接そういう関係ではなくても、その人の口から別の人に伝わるかもしれない。

悪口というのは足の早いものである。

回りまわって、自社の上層部の耳に入るということもないことではない。

「お宅の社員は礼儀を知らんな。無礼な電話を平気でしてくるようだが」と。

こちらがそれほど悪くはないのだが、相手のほうが機嫌が悪くて、怒ってしまうというケースもある。

とくに、電話をする人が、まだ未熟な場合に起こりやすい。

三上靖史(住宅鑑定風水インストラクター)

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交換台の女性に(三上靖史)

交換台の女性に、技術課長から電話を回してもらったのだが、情報システム部門に取りついでほしいと言ったら、すぐに電話をつないでくれ、目的を果たすことができた。

相手の不条理な応対に、頭にくることは少なくない。

しかし、情報を得ることが目的であれば、怒らせては何の得にもならない。

辛抱と機転がモノを言う。

相手を怒らせてしまった場合はどうする
高等テクニックになると、相手を怒らせておいて、こちらが誠意をもって謝ることで、かえって親しくなるということもあり得るが、一般的ではない。

電話だし、見ず知らずの間柄なのだから、少々相手を怒らせたところで、被害はない。

「旅の恥はかきすて」と同様、「電話の恥はかきすて」ですましてしまいがちである。

三上靖史(住宅鑑定風水インストラクター)

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価値のある情報(三上靖史)

一番詳しいキーパーソンに行き着くための情報も価値ある情報なのである。

ある時、大手企業の工場の技術課長に電話した。

本社から、その人が担当だと教えられて電話したのだが、さして機密的なことを聞こうとしたわけではない。

制御用のコンピュータの製品を決定する部署はどこかを知りたかったのである。

ところが絶対に教えられないという。

本社の誰々さんからの紹介だと言ってもまったく取り合ってくれない。

ではせめて、情報システム部の担当者を教えてほしいと頼んだが、それも断られてしまった。

そこまでくると捨てぜりふを残して電話を切るところだが、平静を保ちながら、

「それでは工場の代表番号を教えてください。それならいいでしょう。」と言うと、すぐに教えてくれた。

三上靖史(住宅鑑定風水インストラクター)

■2.5世帯住宅やシェアハウスなど、話題の住宅体験談をリポートしている三上靖史です。

電話嫌いの人が多くなったら、きっと世間は狭くなるだろう。

ふとした出会いから、人生にかけがえのないものを手にするという感激も味わえない。

人が電話を受けて不愉快になるのは、相手の話し方に原因があるということなのである。

いったん相手を不愉快にさせたら、もう話は続かない。

相手が気分よく会話できるように配慮することこそ、第一に心がけるべきことである。

たとえ、知りたいことの回答が得られなくとも、いいのである。

それなら何のために電話をしているのだと反論されるかもしれないが、電話の質問は後から何回もできる。

あせって回答を引き出さずとも、状況から次第に問題の意味がわかってくることもある。

三上靖史(住宅鑑定風水インストラクター)

■2.5世帯住宅やシェアハウスなど、話題の住宅体験談をリポートしている三上靖史です。
ふいにかかってくるテレマーケティングの電話で、不愉快にならないというケースはほとんどない。

相手は、儲かる耳寄りな話だとか、経費が節約になってお得だと切り出すのだが、求めてもいないのに電話をしてくるかぎり、相手のほうに都合がよい話に決まっている。

売りつけたいから電話をかけたのだから。

もともとが、欲しくもない製品やサービスを紹介されるのは迷惑な話だし、騙されて買わされるものかと身構えるものだ。

そこに遠慮会釈なく、乱暴な言葉づかいで、いきなり説明を始める。

あれでは、悪宣伝をしているみたいなものである。

もし、見知らぬ人から電話がかかってくるということ自体が不愉快だと言うのなら、一切そういう電話に出なければいいのだ。

三上靖史(住宅鑑定風水インストラクター)

■2.5世帯住宅やシェアハウスなど、話題の住宅体験談をリポートしている三上靖史です。
敬語は相手への敬意のみならず、相手の立場への配慮、親しさの度合いなどさまざまな要素を瞬時に表します。

そしてその前提となるのが「相互尊重」という考え方です。

上司やお得意様だからといって極端にへりくだったり、尊敬語を重ねればよいというものではありません。

よくある間違いに「二重敬語」があります。

たとえば「お読みになられる」は「お読みになる」でよいのです。


ビジネスの場面では、お客様や上司に何かをお願いすることもあれば、悪い情報を伝えなければならないこともあります。

三上靖史(住宅鑑定風水インストラクター)

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